Cada vez es mas frecuente que tengamos que hacer presentaciones, disertaciones, exposiciones o como quieran llamarles, tanto los estudiantes como los trabajadores, asimismo, asistimos también a muchas y cuantas veces no hemos visto que el orador no tiene idea de lo que habla, o simplemente lee de un papel, o pego TODO lo que debía decir en su presentación de power point. Sin duda son muchisimos los factores que inciden en el resultado de una buena presentación, hoy voy a hacer referencia a uno de ellos... el apoyo gráfico.

Antes de empezar a entregar tips hay algo que debemos aclarar, el apoyo gráfico o power point (ppt), NO ES NI, HACE UNA PRESENTACION, sino la PERSONA, el EXPOSITOR, que es a quien la audiencia desea escuchar, un power point sin un expositor no dice nada ni tiene sentido, (esto deberían saberlo los profesores que nos hacen imprimir las mismas ppt que usan en clases a modo de apuntes, mostrando una tremenda ignorancia en cuanto al uso de la herramienta, falta de criterios de pedagógicos, de eficiencia y para que decir de buen gusto.), distinto es un paper o un reporte, en el cual el escritor establece una comunicación persona a persona, texto- lector y no se necesita nada mas y en el cual se pueden incluir todos los detalles, cifras y profundizar en lo que se quiera, porque es el lector quien administra su tiempo. En el caso de una exposición, se genera una relación expositor - audiencia, generalmente con un tiempo de duración reducido, durante el cual el expositor desea que la audiencia retenga cierta información que considera escencial (el sentido de la exposición), lo cual no se logra al llenar la slide con texto (bullets = viñetas), pues el que asiste comienza a leer mas que a escuchar, distrae su atención, pues no se perderá de nada (toda la información está contenida en la presentación en ppt y la puede revisar cuando quiera), se hace visualmente estresante, provocando rechazo instintivo, consiguiendo un efecto contrario al deseado, en vez de atraer la atencion y resaltar la exposición, genera un distanciamiento de los asistentes, sin olvidar el expositor corre el riesgo de "pecar" y comenzar a leer de la slide (slide= diapositiva).

Realizada la introducción, veamos algunos Tips para realizar BUENAS presentaciones en power point.

1/ que sea SIMPLE! no debe haber NADA de información superflua en tu ppt (para ésto es muy útil sentarse a pensar antes de construir ¿Cuales el propósito de la charla? ¿Que es lo que la audiencia se debe llevar despues de escucharte/verte? ¿Que es lo que espera y valora la audiencia?). Las slides deben tener "espacio en blanco" no caer en la tentación de llenar cada espacio con algun logo, tabla o gráfico (mucho menos texto) que no contribuyan a un mejor entendimiento. Mientras menos "ruido" haya en las slides, mas fuerte será el impacto visual del mensaje. Debes ser pertienente con la información dentro del contexto en el cual se dará la presentación.


2/ NO USAR las PLANTILLAS ni los CLIP ART prediseñadas de PowerPoint. Por varias razones, la primera de ellas es que alguien en la audiencia probablemente ya la haya visto antes en otra presentación (o incluso puede haberla usado). Otra de ellas es que hoy en día practicamente no existen productos estandarizados, como consumidores exigimos productos hechos a la medida de nuestras necesidades, entonces pensando a tu audiencia como los consumidores que son de lo que tengas que decir, debes preprar una presentación a la medida de sus necesidades. Ademas de esta manera, se precibe una preocupación mayor en cuanto la preparación de la exposición.


Estresa

Invita


3/ se VISUAL, usando una gran cantidad de imagenes y fotografías, las imagenes son un medio natural y poderoso de comunicación humana. La imagen refuerza cualquier punto y genera estados de ánimo y sentimientos en la audiencia.
Debe haber alguna razon para el dicho "una imagen vale mas que 1000 palabras" o no?.
Una condición para este punto es que la imagen debe ser de CALIDAD en cuanto a resolución (no ocupar una imagen pequeña y estirarla!) y obviamente debe tener relación con la exposición, de manera que al aparecer la imagen la audiencia esté a la expectativa de lo que vas a decir y como se relaciona con tu exposición.

4/ Se JUICIOSO en el uso de TRANSICIONES Y ANIMACIONES, si no suma a tu exposición no lo agregues.

5/ LIMITA tus ideas a UNA idea central por slide. Si no te es posible, muestra las ideas en slides separadas, no te tomará mas tiempo.

6/ UTILIZA ppts con APUNTES, en la opción "ver páginas de notas", de ésta manera puedes avisar que al final de tu exposición los entregarás para que no tengan que tomar apuntes y se concentren en tí. (Nota: NUNCA entregues los apuntes antes de comenzar porque te volveras innecesario). Además con esta práctica evitas que por restricciones de tiempo quede sin comunicarse información relevante, poruque puedes hacer referencia a que está en los apuntes. En todo caso lo ideal sería que prepararas los apuntes como un documento aparte, pero la opción que da Powerpoint de incluirlas bajo las slides cumple el objetivo. Aca puedes ver un ejemplo preparado por Garr Reynolds de como hacerlas.

Exponer es una actividad completa, no es suficiente manejar el tema, es necesario crear un ambiente, seducir, hacer que la audiencia se apasione con tu tema. Tener estos tips en cuenta a la hora de construir tus Ppt talvez puede hacer la diferencia entre obtener un 5 o un 7; conseguir ese ascenso, o convencer a ese cliente...

Links / Lecturas Sugeridas / Bibliografía /

Really bad Power point, and how to avoid it. Autor Seth Godin (pdf)
Presentation Tips. Autor: Garr Raynolds (pdf)
Presentation Zen (En general darse una vuelta por este sitio es todo lo que necesitan para hacer buenas presentaciones)
Beyond Bullets , people comunicating with people

César Rojas Iribarren